Fase de processamento, método GTD. Entenda como funciona essa segunda fase

Em 06.01.2017   Arquivado em Agendas, Informação, Organização

O ano de 2017 está começando e Janeiro é o mês de começar a se organizar, pensar no que deseja para 2017, e assim ir planejando o seu ano, como minha agenda já está pronta, comecei a procurar um método em que em possa me organizar e encontrei o método GTD, para entender melhor sobre ele clique aqui, explico corretamente ele, e esse método é dividido em cinco fases ou etapas, a primeira é coletar, que expliquei certinho em um artigo, clique aqui, pois esse método precisa ser seguido passo a passo, todas as fases em ordem, e a segunda fase é o processamento, e sobre ela que vamos falar hoje.

Fase de processamento, método GTD

Fase de processamento, método GTD

Veja como funciona a parte de processamento. Entenda

É bom estar com papel e caneta nessa etapa também, vai precisar de anotações.

Basicamente essa segunda etapa você vai começar a ver o que colocou na sua caixa de entrada, na sua fase de coleta. É preciso entender o que cada item significa para você e também o que deseja fazer com cada um deles. Essa parte precisa ser feita com calma e provavelmente vai demorar um pouco para ser feito.
Lembrando que você está começando a sua organização, usando um novo método, então as primeiras semanas ou o primeiro mês seja para aprender como fazer isso, mas você pode ir se organizando com a agenda normalmente.
Nessa etapa você vai analisar item por item coletado na primeira fase, e para ajudar nesse processo pode fazer as seguintes perguntas:
  – O que é isso?
  – Isso é passível de alguma ação?
  – Qual o resultado esperado?
  – Qual a próxima ação?
Depois que analisou bem e respondeu essas perguntas pode começar a ver a importância de cada item para você, como ir colocando na frente dos itens, se ele é importante, precisa ser resolvido nesse momento ou não apenas pouca importância, se ele pode esperar.

Depois de fazer tudo citado acima é hora de determinar as ações que devem ser tomadas

No método GTD, segundo David Allen você deve classificador de acordo com três ações:

 – A fazer;
  – A delegar;
  – A adiar.
Mas, claro isso deve ser de acordo com o seu dia a dia, podendo colocar outras opções, como “A comprar”, “A estudar”, “A ler”, enfim o que encaixe no seu dia a dia.

Afinal, esses itens saindo da caixa de entrada para onde eles vão?

Depois de classificar os seus itens, eles precisam ir para determinado lugar, sair da sua caixa de entrada, isso é, determinar se eles vão ser feitos hoje ou só no mês de dezembro, isso é necessário para ter um cronograma, por exemplo, estou fazendo esse método e tenho uma parte da minha agenda somente para ele, eu preciso saber o que vou fazer essa semana e o que vou fazer daqui um mês para eu me organizar na caixa de entrada e colocar em pratica. Para isso vai classificar os itens da seguinte forma:

A fazer – Itens que precisam de ação;
Faça agora – Itens que precisam de ação imediata;
A delegar – Itens que precisam ser delegados para alguém;
A adiar – Itens que não podem ser realizados no momento, mas precisarão de ações futuras;
Descarte – Itens a serem descartados/jogados no lixo;
Algum dia/Talvez – Itens que você talvez um dia faça (opcionais);
Arquivo – Itens de referência, que não precisam de nenhuma ação.

Sempre vai surgir novos itens para a sua caixa de entrada, depois desse grande processamento, os outros vão levar menos tempo e isso vai ficando mais simples. Faça todas as fases com calmas para poder entender melhor como funciona, aos poucos você vai pegando pratica e fazendo tudo da melhor forma possível.